Как успевать делать больше?

Для анализа эффективности вашей деятельности воспользуемся принципом Парето. Вильфредо Парето в XIX веке опубликовал в своей работе «Курс политической экономики» закон о распределении доходов, который стали называть «законом Парето» или «принципом 20/80». Он открыл закон, который показывает абсолютно неравномерное распределение богатства в обществе: обладатели 80% всех доходов общества являлись 20% населения. Впоследствии оказалось, что принцип Парето справедлив не только для сферы экономики, но и для других сфер жизни. Удивительный факт, но всего лишь 20% посаженных семян дадут 80% урожая. Обобщая данный закон, можно сказать, что 20% усилий принесут 80% результата.
Домашнее задание. Проведите анализ ваших действий, ответив на следующие вопросы:

  1. Какие 20% действий отнимают у меня 80% моего времени?
  2. Какие 20%  действий приносят мне 80% результата?

 Результаты ваших размышлений впишите в данную таблицу:

Мои действия, которые приносят мне результат

Мои действия, которые не приносят мне результат

   
   
   
   
   
   
   
   
   

Итогом вашего анализа будет выяснение, в каких случаях ваши действия малоэффективны.  В идеале, нужно перестать выполнять эти дела. Если вы их должны делать по каким-либо причинам, постарайтесь подумать, кому вы можете делегировать данные действия или поручить выполнить за деньги. Не цепляйтесь за деятельность ради деятельности. Когда вы начнете проводить анализ, вы придете к шокирующим выводам – большинство ваших действий вообще безрезультатны, и вы их делаете по привычке, автоматически, иногда даже не задумываясь, зачем вы это делаете. Повышенная занятость и имитация деятельности относятся к разновидностям лени. Обычно используют занятость как предлог, когда не хочется ничем заниматься и что-то делать, но принципы не позволяют сидеть, сложа руки.
Уделите внимание тем делам, которые принесли вам 80% результата при 20% усилий.  Сделайте упор на такие действия. На пути к повышению своей эффективности не пытайтесь успеть все сразу. Принцип избирательности – вот, что приведет вас к тем изменениям в вашей жизни, которые вы хотите осуществить.
Проанализировав свои действия по закону Парето, вы найдете свои сильные стороны. Что удается вам лучше всего? Какой минимум усилий принес вам максимум результата? 
Вы можете рассмотреть любую сторону вашей жизни, начиная с работы, заканчивая вашими взаимоотношениями с противоположным полом, и проанализировать их с помощью следующих вопросов:

  1. Какие 20% причин являются  80% моих проблем и затруднений?
  2. Какие 20% ресурсов приносят мне 80% результата?

Могу предположить, что не всегда итоги вашего исследования понравятся вам. Ваши убеждения о вас самих же начнут растворяться под увеличительной линзой принципа Парето. Иногда эмоционально тяжело признать, что занимаешься деятельностью только ради нее самой. Например, имитируя бурные действия на работе. Вам кажется, что все должны заметить, какой вы хороший работник, потому что вы всегда бросаете свою работу, чтобы помочь другим. В результате не успеваете выполнить свой объем, и задерживаетесь на работе допоздна. Или по несколько часов убираетесь каждый день в доме, поддерживая чистоту, только потому, что не знаете, о чем можно поговорить с дочерью-подростком.
Проведя анализ с помощью принципа Парето на работе, когда я работала внутреннем коучем, а также подбирала персонал, я выявила те действия, с помощью которых я выполняю 95% своих обязанностей. В результате я пришла к своему руководству и сказала, что могу выполнять нужный им объем моей работы за половину рабочего дня, т.е. за 4 часа в день. Я попросила в качестве эксперимента разрешить мне перейти на такой график работы. Условия были такие: если я в течение месяца сумею выполнять свою работу за 4 часа, то мне будет позволено перейти на такой график; если начальство будет недовольно проделанной мною работой, то я возвращаюсь на свой привычный график. Также мы договорились, что в случае аврала или срочно возникшей работы, которую надо будет выполнить, я выхожу дополнительно. Я всегда была «под рукой» у руководства, у меня был рабочий мобильный телефон. Часто совещания со своим начальством я проводила по Skype. Таким образом, меня не было физически в офисе, но на все нужные вопросы я всегда могла дать ответ, т.е. рабочий процесс из-за моего отсутствия на рабочем месте не страдал.
Прошел месяц, и результаты были ошеломительными. Я успешно справилась со своими обязанностями всего за половину рабочего времени! Получается, что если научиться пользоваться принципов Парето, вы освободите себе половину своего времени не только на работе, но и в личной жизни. Большинство дел, которые вы сейчас выполняете, вы делаете по привычке, не задумываясь, почему и для чего вам это нужно. Если такие привычки в работе забирают ваше время, то во взаимоотношениях они забирают любовь и понимание.
После того, как мне разрешили работать половину рабочего дня, я задумалась об эффективном перераспределении рабочего времени. Каждый день приезжать на работу, отрабатывать 4 часа и  потом снова ехать домой, тратя на дорогу 1, 5-2 часа – мне показалось непозволительной роскошью. Я подумала, что от меня хотят видеть результаты и 20 часов в неделю проведенного времени в офисе. Я могу работать не каждый день, главное, чтобы в неделю набегало 20 часов, плюс – был выполнен нужный объем работы. Теперь я работала по 2,5 дня в неделю. Я справлялась со своей работой, я экономила как минимум 4-6 часов, которые тратила раньше на работу, и я научилась за меньшее количество времени выполнять больше действий.

Инна Гуляева