Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня. Попробуйте записывать с точностью до одного часа, чем вы занимались. В идеале попробуйте вести записи в течение 2-3 недель, но для анализа «Куда уходит мое время?» достаточно 7 дней. Желательно подробно вести запись своей деятельности. Если вы приехали на работу, то напишите, чем вы занимались на работе.
Это будет выглядеть так:
9.00 -10.00 смотрю почту.
10.00 – 11.00 отчет
11.00 – 12.00 совещание
12.00 – 13.00 обед
13.00 – 14.00 …
14.00 – 15.00 …
15.00 – 16.00 … и т.д.
Выписываете каждый час, чем вы занимались. Точно так же ведите записи своей деятельности до и после рабочего дня. Желательно подготовить такое расписание заранее или использовать свой ежедневник. Лучшими помощниками для отслеживания, чем вы занимаетесь, оказываются элементарный будильник в телефоне, который настроен звонить каждый час, или напоминания в календаре. Перечислите кратко деятельность, которой вы занимались в течение часа. Не увлекайтесь процессом и не впадайте в перечисление всех своих мелких действий. Вам нужно данное расписание для понимания, на какие действия вы тратите больше всего времени.
Следующим вашим шагом будет анализ вашей деятельности за неделю. Лучше использовать для этого следующую таблицу.
|
Время суток |
Мои действия |
||||||
|
Понед. |
Вторн. |
Среда |
Четв. |
Пятн. |
Субб. |
Воскр. |
|
| 00.00 – 01.00 | |||||||
| 01.00 – 02.00 | |||||||
| 02.00 – 03.00 | |||||||
| 03.00 – 04.00 | |||||||
| 04.00 – 05.00 | |||||||
| 05.00 – 06.00 | |||||||
| 06.00 – 07.00 | |||||||
| 07.00 – 08.00 | |||||||
| 08.00 – 09.00 | |||||||
| 09.00 – 10.00 | |||||||
| 10.00 – 11.00 | |||||||
| 11.00 – 12.00 | |||||||
| 12.00 – 13.00 | |||||||
| 13.00 – 14.00 | |||||||
| 14.00 – 15.00 | |||||||
| 15.00 – 16.00 | |||||||
| 16.00 – 17.00 | |||||||
| 17.00 – 18.00 | |||||||
| 18.00 – 19.00 | |||||||
| 19.00 – 20.00 | |||||||
| 20.00 – 21.00 | |||||||
| 21.00 – 22.00 | |||||||
| 22.00 – 23.00 | |||||||
| 23.00 – 24.00 | |||||||
Выпишите все действия, которые вы упомянули в расписании. Затем подсчитайте количество времени, потраченное на то или иное ваше действие. Здесь вас могут поджидать неожиданные открытия. Оказывается, что милые разговоры с коллегами, казавшиеся вам так быстро проходящими, в течение недели забрали у вас 5 часов вашего времени. Ставшая ритуалом проверка электронной почты забирает 7 часов общего времени. Просмотр телевизора занимает более 16 часов в неделю! Это два ваших рабочих дня. Задумайтесь, может ваша настоящая работа заключается в том, чтобы смотреть телевизор? Исследования показывают, что среднестатистический человек 12 лет тратит на просмотр телевизора.
Суммируйте итоги – посмотрите, на что вы тратите львиную долю своего времени. На чем вы сконцентрированы? Кому вы уделяете внимание? А кому хотели бы уделять больше своей энергии? Заметьте, что иногда вы чувствуете себя после работы как выжатый лимон. Но если посмотреть на расписание дел, которые вы проделали, там не будет каких-то энергозатратных дел, больше повседневных скучных мелочей.
Домашнее задание: проведите аудит своего времени. Или можно сказать по-другому: поиграйте в детектива, который расследует кражу вашего времени. Ему дано задание: каждый час отчитываться в том, что вы делаете, и после недели пристального исследования составить подробный отчет. Через неделю подведите итоги вашего расследования.
Выявите те области, которые забирают у вас время, но для вас они не важны. Подумайте, как вы можете сократить время, которое вы тратите на эти дела. Может, вы сможете кому-то их делегировать или выделить строго определенное время на выполнение этих действий. Определите дела и людей, которым вы бы хотели уделять больше внимания. Подумайте, каким образом вы можете это сделать.